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如何備份你的Outlook郵件?

  在上一篇教學有提「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」有提到,當我們設定完Outlook後,所有的資料都會被存在一個檔案,所有的資料包括「郵件(收件匣/草稿/寄件匣/寄件備份)」、「行事曆」、「連絡人」、「工作」及「記事」,相對於OutlookExpress的一堆的郵件檔,Outlook的郵件備份只需要複製一個 .PST檔案就好了。

  那要如何得知.PST郵件資料檔放在哪呢?

  一般如果你沒有更改過.PST檔的路徑時,它都是放在

  「C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\
     Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
」 這個位置,

Local Setting這個資料夾是隱藏的,如果你沒有看到這個資料夾,你可以到控制台裡的「資料夾選項」,將「隱藏檔案和資料夾」設定成「顯示所有檔案和資料夾」,這部份的操作曾在其它教學提過,請參考「電腦中毒怎麼辦?工作管理員的解毒方法」的「不能只做終止程式這個動作」那一段。

  如果你或是你朋友已經有幫你更改過路徑,你可以打開Outlook後,在「個人資料夾」的上方按滑鼠右鍵,選擇內容:

 

  然後點選「一般」頁籤裡的「進階」按鈕。(如果你想知道目前郵件資料檔的大小,你可以按「資料夾大小」)

 

  如下圖所看到的「檔案名稱(F)」欄位就是郵件資料檔.PST的路徑及檔名。

 

轉移(更改)郵件資料檔PST的路徑

  接下來的教學,就是要教大家如何將原本在設定在C磁碟路徑的郵件資料檔,給重新指定到新的D槽資料夾中,這樣做有個好處,就是日後電腦重灌時,就不用再另外再傷腦筋郵件備份的問題。談到更改Outlook的路徑,之前的教學文章也有提過如何移轉「我的文件」、「我的最愛」及「桌面」的方法,請參考「電腦重灌前與後的資料備份工作」。

 

移轉教學:

1. 看到Microsoft Outlook上方的功能列,點選「工具(T)」然後選擇「選項(O)」,如下圖:

 

2. 看到「選項」視窗後,請點選「電子郵件帳號(E)」來開啟「電子郵件帳號」設定視窗,如下圖:
(開啟「電子郵件設定視窗」的另一方法,也可以在「開始功能表」上的「Microsoft Office Outlook」圖示上,按滑鼠右鍵選擇「內容」,然後再按「電子郵件帳號(E)」按鈕)

 

3. 選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號(V)」,然後按「下一步」。
  ( 這個「電子郵件帳號」視窗應該不陌生才對,這和之前第一次設定電子郵件帳號同一個視窗)

 

4. 在「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」的欄位目前是指定到「個人資料夾」,也就是C磁碟裡的那個電子郵件Outlook資料檔,所以我們現在要在D磁碟開一個新的電子郵件Outlook資料檔,請按「新的Outlook資料檔(O)」按鈕,如下圖:

 

5. 這時要設定「新的Outlook資料檔」,這邊有兩個選擇, 一是「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」; 二是「Outlook 97-2002個人資料夾檔案(.pst)」,兩種都是.pst檔,只不過第一種是Outlook2003格式的,第二種是舊格式Outlook 97-2002的版本,這邊我們當然是選擇第一個新的2003「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」。

 

6. 按下「確定」之後,你會看到「建立或開啟Outlook資料檔」的視窗,這裡有兩個狀況:

 - 如果你現在是重灌後,而且已經有備份過.pst檔,你可以直接指定那個備份的.pst檔。

 - 如果你是沒有備份的pst檔時,就要在D磁碟建立一個新的電子郵件Outlook。

  如下圖所示,我建立了一個新的電子郵件Outlook資料檔「資件資料檔.pst」,一般我都會在D磁碟建一個Outlook的資料夾,然後把所有的電子郵件Outlook資料檔放在一起,你也許有注意到在我的Outlook資料夾裡,還有兩個之前已經備份的電子郵件Outlook資料檔叫「andrew.pst」及「AndrewAsus.pst」,這兩個資料夾也可以稍後使用同樣的方法一一加進去。

 

7. 當你在上一步中按下「確定」後,會看到「建立Microsoft個人資料夾」視窗,在這裡你可以在名稱(N)欄位,輸入一個容易辨別的名稱,這邊輸入的名稱會出現在Outlook的程式裡,後面你就會明白的為什麼要改個名字比較好。

 

8. 當你定義好電子郵件資料檔後,會再度回到「電子郵件帳號」的設定視窗,這時你可以點「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」來選擇剛剛建立的那個郵件資料檔,這樣你所定義的這個Gmail帳號所收進來的信件,就會全部送進所指定的Outlook資料檔裡。

 

9. 這時會有個訊息出現「您已變更電子郵件的預設傳送位置。此項作業將變更您[收件匣]、[行事曆]及其他資料夾的位置。這些變更將會在您下次啟動Outlook時生效。」,這時當然是按下「確定」。

 

10. 再來會回到一開始「選項」的視窗,這時請按「確定」。

 

11. 最後來到Outlook的主視窗內,在這裡會看到新的「郵件資料夾」及舊的「個人資料夾」,由於我們已經將收信的路徑重新指定到「郵件資料夾」裡,所以在這裡我們要把舊的「個人資料夾」給關閉掉,以免會把新舊資料檔搞混,而關閉掉的方法很簡單,你只要在這個資料夾的上方按下滑鼠右鍵,然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉

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留言列表 (17)

Post Comment
  • 強哥電腦
  • 關閉 個人資料夾

    然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉。
    已關閉,但是請問如何打開,TKS!
  • 強哥電腦
  • SORRY,已找到方法了,TKS!
  • andy3520
  • 轉載

    請問可以轉到我的部落格嗎?
  • Amy
  • 已關閉個人資料夾,但是請問如何打開,TKS!
  • 我不太懂您的意思,你要打開是指已經備份好之後,要重新掛上新的Outlook嗎?

    電癮院 replied in 2009/07/18 19:15

  • christine
  • outlook突然不能寄信 但能收信

    請問一下
    我的outlook在我下載完IE8之後突然不能寄信但還是可以收信
    請問要怎麼辦
    謝謝你
  • 小美
  • 真是感謝你的教學 讓我救回所有誤刪掉的mail...感謝...
  • 小新
  • 請問一下如果我後悔了要復原...(因為我所有分好的東西全部要重來)....有沒有辦法啊!拜託教教我
  • 我不太懂你的意思。不過你所對PST檔做的改變,我實在沒有辦法幫你將它還原回來,抱歉。

    電癮院 replied in 2010/03/13 10:09

  • Daria
  • 您好!
    我按照步驟完成後,無法關閉原有的個人資料夾耶...關閉個人資料夾那個選項是反白的,無法點選...
  • 應該是舊的個人資料夾中,還有項目是開啟的狀態,首先要確定收進來的信件都會進入新建立的「個人資料夾」,並且重新啟動Outlook後再試一次。
    另外,你也可以在步驟10中,點擊〔資料檔案〕,然後再去將舊的資料夾刪除。

    電癮院 replied in 2011/04/01 17:45

  • 大耳
  • 如果我的pst檔案不小心刪除了,是不是所有的mail都救不回來了?
  • 是的,只要刪除了pst,當然裡面的東西就救不回來了,但如果利用這篇文章中的方法「http://changyang319.pixnet.net/blog/post/29594084」,「有機會」可以救回pst,但通常一般人沒有這個救援的觀念,都已經對已刪除的磁碟做了大量的存取,所以多半來說,都一定是救不回來了。

    電癮院 replied in 2011/10/21 10:16

  • 查理
  • 最近換新電腦也換用2010 Office
    請問2003的 Outlook 可以匯入2010 Outlook 嗎?
    如果可以,要如何操作?
    感謝 !
    (我已經將舊磁碟機一併裝入新電腦中)
  • 可以,直接複製2003使用的pst檔,直接掛在2010上,就應該可以了。雖然我沒用過2010,但我覺得應該沒有問題。

    電癮院 replied in 2011/11/26 20:12

  • 訪客
  • 請問outlook2007行事曆資料夾在哪裡?謝謝您
  • 很著急的兒子
  • 真的很感謝大大您的教學!
    爸爸因為工作需求需要Outlook 2003裡的舊有信件
    但是買了SSD後安裝新系統
    竟然忘了備份Outlook 2003內的資料檔
    想說舊硬碟沒格式化掉應該有跡可循
    查了查終於找到這方法

    真是謝謝您呀!
  • 不客氣,幸好你救回資料了。

    電癮院 replied in 2013/02/18 19:49

  • 清新
  • 版主您好:
    因為有可能將作業系統,把xp換成win7,請問您這個方法,在win7下的outlook,也一樣適用嗎?不好意思,因為以前只用過 outlook express,對outlook沒概念,所以求教這個問題,還請多包涵,謝謝!
  • 可以,只要將「正確」的pst郵件檔案複製出來,在Windows7的outlook再重新加入即可以馬上使用。要注意,別複製錯了,還有這個pst檔案是outlook使用的,並不是Outlook express喔。

    電癮院 replied in 2013/04/29 15:06

  • 清新
  • 非常謝謝版主您熱心又詳細的解答!
  • 不客氣,希望有幫到您的忙。

    電癮院 replied in 2013/05/03 17:34

  • joepapa
  • 在重新滙入備份在D:\outlook.pst時出現沒有權限,有無方法解决呢?希望版主幫忙
  • 看看可不可以把outlook.pst放在桌面上,再重新匯入一次。

    電癮院 replied in 2013/06/03 20:41

  • Ho Sandy
  • 請問重新建立一個資料夾後, 只會把的新的郵件轉移到新的資料夾嗎? 舊有的郵件如何轉換?
  • 你的意思應該是指新建立一個新的PST檔嗎?

    重新建立一個新的PST檔之後,舊的PST檔裡的郵件,並不會自動跑到新的PST檔裡來,必需要自己移動,而移動的方式就是將兩個PST檔都掛上Outlook,並直接選取想要搬移的郵件,直接拖曳到新的PST檔裡面即可。

    但我並不建議把舊的PST檔搬到新的PST檔裡,這樣就失去建立PST檔的意義了,我以為您會想建立PST檔是因為現有的PST檔已經膨脹,且大到讓Outlook運作非常的緩慢,所以才想再開一個新的PST檔的,因此,我建議您二個方式:

    一、縮減舊的PST檔
    新的PST檔已經開啟好,且已經掛上Outlook,但還沒有將新的PST檔設成「預設」收件匣的話,你可以直接將舊的PST檔郵件,透過「封存」的方式,將絕大部份的郵件到新的PST檔這邊來,由於郵件搬動之後,舊的PST檔容量並不會減少,還需要再透過「壓縮」的方式,才能讓舊的PST檔容量真正的變小。

    二、舊的PST檔用附掛在Outlook
    若您新的PST檔已經設定完成,且也設成「預設」收件匣的話,若您日後的工作需要去查舊E-Mail的話,就可以將舊的PST檔附掛在Outlook上,不需要另外再去搬動舊的PST檔中的郵件。

    電癮院 replied in 2014/01/03 08:36

  • Ho Sandy
  • 我想要重裝windons 和 outlook, 想把outlook 的電郵備份, 要用甚麼方法?
  • 就用我這文章上的方法。
    先找到您目前正在使用的PST檔,然後將這些PST檔備份下來。
    接著確定您是否知道Outlook所使用的E-Mail帳戶的帳號及密碼,及相關的設定值,你是否都知道,要是不知道的話,就把這些數值抄下來。
    最後再重灌電腦。

    重灌之後,再把這些資料給恢復即可。

    電癮院 replied in 2014/01/06 07:47

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