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傳統傳真與電腦傳真(FAX)

  這篇文章,我們來聊聊「傳真機(FAX)」這檔事,不曉得大家都是用什麼樣的方式來「傳真」的?

  前一陣子要幫朋友找出最佳「傳真」的解決方案時,甚至翻箱倒櫃找出「傳真數據卡」,試了一些傳真軟體,因此想把我這陣子使用的一些心得分享一下。

  朋友原本使用Symantec的「WinFAX」來收發傳真(單機使用),而使用另一台新買的Canon USB的事務機,將它分享到網路芳鄰上,給區網中其他使用者也可傳送傳真,也就是收傳真時,由某台電腦收,但發傳真時,除了這台收傳真的電腦可以透過傳真數據卡發之外,其他使用者也可透過另一台分享在區網上的USB印表機來發傳真。

  這樣用有什麼問題嗎?

computer_fax-01.jpg

  首先,利用在Windows XP安裝WinFAX在接收/傳送傳真,是一個非常穩定的解決方案,但有個問題,因為現在User大多使用的是Windows 7,所以變成其他的使用者都要到這台有WinFAX的XP電腦上來發送傳真,就是只能單機收發傳真。

  另一個問題是當初為了要省一點錢,居然買了一台「USB介面」的傳真事務機,要讓其他使用者使用這台USB介面的事務機,意謂著有要將事務機插在一台電腦上,其它電腦再透過分享的方式,來使用這部事務機,這已經造成一些不方便了,雪上加霜的是這台Canon事務機所搭配的傳真機制,讓這家公司的員工怨聲載道。

  因此他們的需求我來整理一下:

  • 要能無紙化接收/傳送傳真。
  • 區網中所有的使用者,都要能直接透過網路來發送數位傳真。
  • 要有紙本傳送傳真的功能。

  在公佈這個解決方案之前,我們先來看一下無紙化的「傳真軟體」。

軟體式(Fax Software)傳真設備

  若你想要使用「純軟體」的方式來傳送及接收傳真的話,有兩個條件:

  • 傳真數據卡或傳真數據機
  • 傳真軟體

  雖然是純軟體的傳真,但也還是需要硬體裝置,因為目前的電腦早就不內建數據傳真的功能了,在很久很久以前,還是「56K撥接上網」的時代,這種Fax/Modem數據機/數據卡非常的普遍,但現在呢?早就都光世代上網了,有誰還在用56K上網的,但即便如此,這東西現在在網路上,還是買的到喔,這都是因為拜「數位傳真」所賜吧?

WinFAX

  而「傳真軟體」,最常見且最好用的就是Symantec的「WinFAX」,但它有個最大的問題,就是它只支援Windows XP,而且Symantec也已經沒再開發新版本了。

computer_fax-02.jpg

Windows傳真與掃描

  因此,在Windows 7上如果要使用傳真軟體的話,最好的辦法就是使用Windows內建的傳真軟體「Windows傳真與掃描」,如下圖:

computer_fax-03.jpg

  經過我的實測,「Windows傳真和掃描」也是一個不錯的傳真軟體,基本的收發傳真都沒有問題,所以如果你是要在Windows 7以上的作業系統來使用傳真的話,「Windows傳真和掃描」是一個不錯的解決方案,但這有個問題,就是沒有Server/Client的機制,來讓區網的使用者,共用這台可傳真的電腦。

  因此就要找同時支援Windows 7,並且有伺服器/客戶端機制的傳真軟體。

  Windows傳真取代專用傳真軟體,這是必然的,一旦Windows內建了某個功能,該領域的軟體,很少有不掛點的,例如Netscape網景瀏覽器,就是微軟在內建了IE瀏覽器,這個軟體才消失在市面上的。

EastFAX

  這套EastFAX是大陸的軟體,目前有主機端、客戶端的傳真軟體,似乎只剩這一套。

computer_fax-04.jpg

  我原本以為它是我的救星,但實際使用了兩張Fax/Modem介面卡來測試了這軟體之後,發現這軟體有很大的相容性問題,明明WinFAX在同一台都可以正常使用,但用了EastFAX,不是收了一次就收不到,就是發傳真時好時壞,總之我用的不是很滿意就是了,說不定這套軟體,只適用在大陸地區吧。

硬體式(Hardware)傳真設備

  使用純軟體式的傳真設備,最主要的問題,就是當有「紙本文件」需要回傳時,就必需先掃描進電腦之後,才有辦法利用傳真軟體來傳真,也就是說你若沒有事務機的話,最少也要有一台掃描器,這樣不僅麻煩,到頭來還是需要一台傳真事務機也比較方便。

1. 一般「感熱紙」傳真機

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  這種是最常見的傳真機,必需使用「感熱紙」才有辦法「印」出東西出來,「感熱紙」這種東西,不用買墨水、碳粉是它的優點,但缺點是一段時間之後,所印出來的內容,就會開始褪色。

  然後使用時,只能傳「紙本」的內容,也就是只能放實體的紙張內容進去。

2. 多功能影印機

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  這邊我所說的「影印機」,是指像言瑞震旦這種公司,所提供「租賃」,且有「傳真」、「電腦掃描」等級的影印機。

  這種等級的「影印機」,通常都是公司行號在租賃的,除了可以使用紙本的方式傳真之外,更可以直接透過電腦的方式來傳真,而且收到傳真時,是直接列印出來,不需要再裝上「感熱紙」,而且有些機種,收進來的傳真,都還能記錄在影印機裡,供日後查閱。

3. 傳真印表機

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  而這裡的「傳真印表機」,指的是HP、EPSON、CANON所推出,比較小型的多功能傳真事務機(噴墨或雷射),列印時和影印機一樣,也是直接使用一般A4紙張,像是「HP Officejet 6700 雙面列印雲端傳真事務機」。

  這類印表機的功能,每個品牌所能提供到的功能都有所差異,最基本的紙本傳真及電腦傳真一定都有的,問題是「功能」提供到什麼程度?這就是令人所困擾的地方。

最佳的解決方案討論

  來到最後,我們來討論一下,什麼是最佳方案?所謂的最佳方案,可能每個人都不儘相同,有的人不計代價,就是要用到最方便,而有人會考慮價位,而有人會折衷功能與價位。

  首先,是不計任何代價,而想要用到最方便的解決方案時,我認為你應該使用大型的「多功能影印機」,就是向影印機租賃公司所租賃功能較好的影印機,使用這種影印機,無論是紙本或是無紙化電腦傳真收發,都非常的方便。

  若你實在沒有那個預算,每個月付給租賃公司大把的鈔票的話,我建議您買一台功能較完整的多功能事務機,以我朋友的這個案例來說,我最後就是幫忙再選購了一台有傳真功能的事務機,我建議以下的選購原則:

  • 網路功能(有線/無線)
  • HP印表機
  • 要便宜選噴墨,要不然選擇雷射機種

  要有網路功能這並不奇怪,因為如果是想要在區域網路中來共用印表機時,使用網路印表機才會方便。

  那為什麼要HP呢?經過我的使用心得,在選擇傳真印表機時,並不是有「傳真」功能就好,其實配套的「應用軟體」也是非常的重要,而HP這家公司因為「夠大」,自然寫出來的應用程式就比較好用。

  而要選噴墨還是雷射,你可以參考我這篇「如何選擇印表機?」的文章,大致上來說,如果你想要便宜的話,就選「噴墨」,如果要省耗材、重列印品質的話,就選雷射機種的事務機。

  最後,雖然使用純傳真軟體真的很好用,但以方便性及節能的角度來看,我認為並不是很實用,像要傳真紙本的文件時,就很麻煩,而且若要24小時接收傳真時,電腦就要24小時不關機,這使用的電腦長久下來,都是一筆不小的開銷,這還不如直接去買部多功能的事務機。

  像我最後幫朋友選擇的事務機,就是「HP Officejet 6700 雙面列印雲端傳真事務機」這台。

HP無紙化收發傳真的運作方式

  我大概來說明一下HP的無紙化傳真功能,我相信一定有人會想要搞清楚HP無紙化傳真的運作方式,像我在還沒購買這台之前,我就很想要了解,但在網路上,卻找不到任何一篇文章有在說明這部份的文件。

  HP印表機在收到傳真時預設的設定,是直接列印出來,但是我們可以利用在每一台電腦上所安裝的「HP印表機助理」,來設定收到傳真之後,除了列印出來之外,也送一份電子檔到指定的電腦資料夾上來,但我們也可以選擇收到的傳真不要列印出來,只傳電子檔到電腦上來。

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  但問題來了,當收到傳真時,所收到的傳真的電子檔案,是否「立即」就傳送到指定的資料夾中呢?

  答案當然不是喔,印表機在收到傳真時,首先都是先把傳真存放在印表機的「記憶體」裡,而「電子檔」傳到指定資料夾的時機,是「HP印表機助理」這個程式所控制的,這個「HP印表機助理」可以設定「幾分鐘」要檢查印表機記憶體裡是否有傳真,如果有的話,才將記憶體中的傳真,移動到電腦上來,所以如果你選擇接收傳真時不列印出來的話,而且又沒有聽到傳真機接收的聲音時,你就會不曉得有傳真進來了,就必需要等到「HP印表機助理」這個檢查之後,才會看到傳真的電子檔案。

  所以如果你所安裝並且設定好「數位傳真設定精靈」的這台電腦,若是沒有開機的話,你就會沒有辦法收到電子檔案,直到這台電腦開機,並且執行了「HP印表機助理」之後,才會將傳真機的電子檔案收下來。

  這樣的方式雖然有點不方便,但卻是目前消費型印表機中,做的最好的方式了,而且實際上用起來,是可以接受的,並不會真的那麼不方便。

  再來有個缺點也要讓你了解一下,如果您有爬過HP官方的設定文件,你會發現到「無紙化數位傳真」只能透過「USB介面」將資料夾設定在電腦的本機端中,這並不是百分百的正確。

  以HP這台HP Officejet 6700來說,有三個介面「USB」、「有線網路」及「無線網路」三種,你是可以「同時」使用這三種方式,來連上這台印表機的,也就是說,你可以將一台印表機用「USB」的方式接在電腦上,同時也能將印表機接在網路上,同時也能用不同網段的無線AP再連上這台印表機,利用三種介面將要列印的檔案,傳進印表機中。

  而「數位傳真設定精靈」在設定時,是可以用「有線」或「無線」,將這台要收電子檔傳真的資料夾,設定在安裝這個「數位傳真設定精靈」本身的電腦上的,並不一定只能用「USB介面」才行。

  那「數位傳真設定精靈」可不可以再將接收的資料夾,再設定到其它網路上的電腦呢?例如區網中的NAS資料夾呢?其實是可以的,但要用點小技巧,「數位傳真設定精靈」在設定時有個限制,就是使用用「C:\xxxx」之類的路徑,是不能使用含有UNC的網路路徑,例如:「\\nas\folder」,所以如果你想要連的話,就要先用「連線網路磁碟機」的方式,先指派到某個磁碟代號中,再到「數位傳真設定精靈」中去設定這個磁碟代號,經過我的測試,這是可行的。

  我相信如果你是在找「無紙化收發傳真」,並且想要了解HP印表機在無紙傳真是如何運作時,你一定會需要我這一段所說明的使用經驗的。

唐先生 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(2) 人氣()


留言列表 (2)

發表留言
  • 訪客
  • 這其實有個問題是我後來發現的
    就是HP的無紙傳真只限於他判定為黑白傳真的狀況
    如果他判定是彩色傳真則還是會自動選擇為印出來
  • 真的有這樣的問題,由於這台HP事務機,並不是我在使用的,所以不清楚原來有這樣的問題存在。
    謝謝您的分享囉。

    唐先生 於 2015/03/20 16:26 回覆

  • Chu Ka-li'p
  • 傳真伺服器,如果用Linux可以用Hylafax達成,我沒用過,不過好像滿強大的。
  • 應該是可行的,不過我覺得這個會比較麻煩,我個人覺得,如果沒有網管人員的話,還是花點錢,買台事務機會比較方便一些。

    唐先生 於 2016/10/02 17:15 回覆