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使用Excel「下拉式選單」來輸入資料

  「Excel」和「Word」一樣,看似很簡單,像是Word只是把文字給輸入進去,而Excel充其量也只是把一些數字與文字,填進去一個個儲存格罷了,但實際上,在每個小細節之中,都有更「高明」的做法出現。

  之前我曾經寫過「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」及「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」這幾篇文書處理的文章,雖然瀏覽的人數並不高,但卻受到網友們的肯定,剛好我對於Excel也還蠻熟的,因此也想分享一下使用Excel的一些經驗。

  而這篇文章,我會針對「輸入文字到儲存格」的方式,由簡單到困難,來示範一些相當有用的做法,這些做法都是非常實用的技巧,學起來後,包準您能製作出高等的Excel文件,當然如果您是高手,還請高抬貴手,不要笑我教這麼粗淺的東西啊。

  經常我們都會在Excel上輸入一些少量的「固定清單資料」,像是在輸入人事資料中的「性別」:「男,女」,「血型」:「A,B,AB,O」...等等,如以下的人事資料清單:

excel_combobox-1.jpg

  這些資料是我自己杜撰的,而在清單中所輸入的性別及血型有一個特點,就是「不會變動」,因為不會有「男、女」之外的選項出現。

  

但你有發現到怪怪的嗎?

  由於這些資料都是我「手動」輸入的,相信有大部份的人也都一樣,在輸入一些固定資料時,都是用直接打字的方式,將資料給填入儲存格中。你一定覺得很奇怪,若不用手輸入,難不成用腳嗎?

  我的意思不是這樣的,直接用打字的方式輸入這種固定資料,可能是最簡單的的方式,但並不是一個最好的方式,原因就是「容易出錯」,你一、兩次一定不會打錯,但要是打了上百次,你能保證你完全都不出錯,而且都能注意到嗎?就好比我輸入的這四筆員工資料中,就已經有出錯的地方了,你看出來了嗎?

  答案就是「黃色小鴨」的「血型」出錯了,原本應該是英文的「O」,結果被打成數字的「0」,但因為都是一個圈圈,因此不容易看出來,你會覺得就算打錯,會有什麼問題?

  我舉個例子,假設你今天到銀行裡面存錢,行員不小心少收了1塊錢,而你也沒有發現到,但因為只有1塊錢,你會想說銀行自己貼錢進去就好了,就好像一般商店的店員,當每日結算的帳款不符時,若金額只有差幾塊錢而已,可能就都是當班店員自行吸收就好,但銀行可就不一樣了,雖然我沒有在銀行任職過,但聽說他們碰到這種情況時,就要加班把帳抓出來,你能想像這浩大的工程嗎?簡直可以拍攝Discovery的節目了。

  回到我們這個員工資料表,如果您用「樞紐分析表」或是「資料庫」來分析員工在每個血型的人數時,你會發現到「A型」1人、「B型」0人、「AB型」1人、「O型」1人,怎麼所有血型加起來只有3人?整個公司不是有4人嗎?怎麼少1人?這就是輸入資料錯誤時,會產生的問題。

  現在由於只有4筆,所以仔細檢查一下,還可以找出問題所在,但要是員工資料有1萬筆時,是不是就像大海撈針一樣,而且,並不是所有的資料,都可以透過最後的結果,來看出所得出的資料是有問題的資料,若出現這種問題時,事情可就大條了。

限制可以輸入文字資料的「資料驗證」

  在Excel裡,有一個功能叫做「資料驗證」,就是設計用來避免這種輸入無效資料的狀況,使用的方式如下:

  Step 1. 首先,選取您想要設定的欄位,因為我們要設定的通常是一整個欄位,因此在選取時,一次選取一整個「欄」或一整個「列」即可,因為總不能一格一格的設定吧?

  在選取之後,再點擊「資料」頁籤中的「資料驗證」,如下圖:

excel_combobox-2.jpg

  Step 2. 接著在「資料驗證」對話盒中,在「儲存格內允許」中選擇「清單」,並在「來源」的位置,填入「男,女」,也就是將所有想要出現的文字數值,用「,」分號來做區隔,而組合而成的一個字串,最後再點擊〔確定〕即可。

excel_combobox-3.jpg

  Step 3. 經過這樣的設定,只要點擊每一個「性別」的儲存格,就會出現一個下拉式的選單,而這個選單內的內容,就是我們剛才所設定的「男」和「女」,如下圖:

excel_combobox-4.jpg

  相信透過這樣的選擇,就不會有輸入錯誤的情況發生了。

  除此之外,在「生日」欄位,也可以利用此「資料驗證」的方式,來避免使用者手誤,而填入太誇張的日期,操作方式如下:

  和之前一樣,同樣選取想要設定的儲存格,接著在「儲存格內允許」中選擇「日期」,並且設定「開始日期」及「結束日期」,如下圖:

excel_combobox-5.jpg

  從這樣的設定之後,只要你在生日這個欄位,沒有輸入介於你所設定的日期時,就會出現「您所輸入的值不正確」的錯誤訊息。

excel_combobox-6.jpg

  從以上的兩個例子可以了解到「資料驗證」的好用之處,而在「資料驗證的準則」中,除了「清單」及「日期」之外,還有「任意值」、「整數」、「實數」、「時間」、「文字長度」及「自訂」可供設定。

碰到會常變動及新增的清單資料怎麼辦?

  相信您對這個好用的功能已經躍躍欲試了,可是至今,我們輸入的「清單」都是很「簡單」,而且是「不變」的,但要是我們輸入的,是一個產品資料表呢?相信那可就麻煩了吧。

  你能想像要在一個充滿分號的字串中,維護數以百計的產品項目嗎?

  麻煩到包你不想再使用這個「資料驗證」的功能,但這可就失去這功能原本的立意了,但其實建立清單的方式,是可以改變的。

  你一定是想,若清單也可以直接建立在「工作表」上的「儲存格」中,那「清單」就更好維護了吧?

  沒問題,清單也是可以另外建立在工作表上的喔,首先,一樣開啟「資料驗證」,接著我們不直接輸入想要的清單文字,而是點擊「來源」欄位右邊的小圖示,如下圖:

excel_list-1.jpg

  接著選擇「文具清單」中的這些「文具項目」,如下圖:

excel_list-2.jpg

  最後這個「來源」就會以「儲存格範圍」的方式,來設定來源,如下圖:(當然,我們也可以直接填入儲存格欄位的值,若您會填的話)

excel_list-3.jpg

  最後在左方的「文具用品」中,只要點選了裡面的儲存格,就會出現右方清單中的項目,日後若是文具用品有新增的話,只要再去修改「儲存格範圍」的值即可。

excel_list-4.jpg

  但您有沒有看出,這有一個非常「致命」的問題,我們「通常」不會把「清單資料」,和要輸入的儲存格建立在「同一工作表」中,而是會將這些清單資料,獨立到另一個工作表裡,這樣版面才會比較整齊乾淨,但要怎麼做呢?

結合「名稱管理員」的「清單」資料驗證

  由於在資料驗證中輸入儲存格範圍時,會有需同一個工作表的限制,因此這個限制要透過「定義名稱」來解決。

  Step 1. 首先,我們先在其它的資料表中,建立這個「文具清單」的項目,接著選取這些項目,並點擊「公式」裡的「定義名稱」,接著在跳出的「新名稱」對話盒中,在「名稱」處,輸入您想要定義的名稱,我們這填「文具清單」即可,最後再點擊〔確定〕,操作如下圖:

excel_name_manager-1.jpg

  經過這樣的設定,您若是點擊「名稱管理員」時,就會看到您所設定的「名稱」已經出現在這裡面了。

excel_name_manager-2.jpg

  Step 2. 定義好名稱之後,同樣的操作來到「資料驗證」中,這時我們就可以直接在「來源」中,直接填入「=文具清單」這個名稱(注意有要「=等於符號」),如下圖:

excel_name_manager-3.jpg

  Step 3. 接著就是見證奇蹟的時刻了,你會發現,不需要在同一個資料表,也能有相同的效果出現,但要注意的是,將來若清單中的項目有增減,你就要使用「名稱管理員」來變修改一下所定義名稱的範圍設定。

excel_name_manager-4.jpg

  在我舉出這一連串的例子,相信您應該能充份了解到「資料驗證」的使用了吧,實際上,還有另一個使用VBA程式來製作選單的方式,這個由於比較困難,因此我將來會獨立出一篇文章,來做這方面的教學。

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唐先生 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(45) 人氣()


留言列表 (45)

發表留言
  • Daniel
  • 寫的人用心
    看的人容易
    謝了
  • 感謝您的誇獎。

    唐先生 於 2014/02/15 22:03 回覆

  • 阿咪
  • 好神奇!!
    文書軟體不難上手,但最困難的莫過於如何化簡為繁了!
    這些教學不只實用、生活化、也非常易懂!
    真的非常感謝: )
  • 謝謝您的誇獎。

    唐先生 於 2014/03/31 13:48 回覆

  • Ann
  • 你的內容淺顯易懂,好用 謝謝你的付出!!
  • 謝謝您的誇獎。

    唐先生 於 2014/04/02 21:54 回覆

  • Iris
  • 內容淺顯易懂,謝謝您的用心。
  • 謝謝您的誇獎喔。

    唐先生 於 2014/04/07 09:10 回覆

  • ivy
  • 圖文並茂,簡單好懂~非常感謝您!!!
  • 謝謝您的誇獎,我花這麼多時間寫了這一篇,總算是值得了。

    唐先生 於 2014/05/09 11:39 回覆

  • 訪客
  • 很棒~非常好懂~
    辛苦了!!!
  • 謝謝您的誇獎。

    唐先生 於 2014/06/30 11:30 回覆

  • 訪客
  • 學懂了, 感謝!
  • 不客氣,感謝您的造訪。

    唐先生 於 2014/07/15 19:45 回覆

  • 訪客
  • 非常非常好,感谢, 希望楼主多多更新
  • 謝謝您的造訪。

    唐先生 於 2014/07/19 22:06 回覆

  • v
  • 好實用,謝謝喔!
  • 不客氣喔。

    唐先生 於 2014/07/21 22:32 回覆

  • 穎子
  • Dear 版大...請教一下~
    我做到--結合『「名稱管理員」的「清單」資料驗證』中的第2步驟
    「來源」中,直接填入「=文具清單」時,它卻出現提示
    【來源清單必須是一個有分隔符號的清單,或是一個列或欄的參照】...我就無法再繼續了?? 是miss了什麼嗎?? (我有用"=")
  • 悄悄話
  • Ryan
  • 謝謝你的教學!我仿照相同方式在excel2003操作,在清單選擇建立清單卻發現無法命名...這是2003/2007的差別嗎?
  • 我覺得應該不是,在2003應該也是要可以建立名稱的。

    唐先生 於 2014/09/07 18:56 回覆

  • Ryan
  • 版主,你好.關於清單選擇建立清單卻發現無法命名,這是2003/2007的差別嗎?
  • 我是覺得應該是不會這樣,以前我用2003時,並沒有這樣的狀況,但我手邊沒有2003的版本,沒有辦法做測試。

    唐先生 於 2014/09/07 20:54 回覆

  • 猴
  • 謝謝版主,看得出很有心去寫和照顧讀者!
  • 哇,謝謝您的誇獎哦,好開心喔。

    唐先生 於 2014/10/15 19:09 回覆

  • Jessie
  • 感恩您的用心與付出~讚讚讚
  • 不客氣哦。

    唐先生 於 2014/10/22 19:34 回覆

  • Scott Chen
  • 你好,
    感謝你的說明,很詳細,另外想請教一下,如果要將所有的輸入藍未清單整合在一個檔案內,讓所有的工作表都能使用此清單,是否就是要用VB ? 謝謝!!
  • 我不確定您所要描述的動作,所以沒辦法回答這個問題。
    只有動作太複雜時,才會需要使用到VBA。

    唐先生 於 2014/10/29 13:05 回覆

  • 小楊
  • 您好, 拜讀貴文學習甚多, 有一件額外的EXCEL功能想請教....

    如果想把頁籤(SHEET)名稱當件清單範圍,
    是否有其可行性?
  • 你的意思是這張圖這樣嗎?我把工作表的名稱,命名為一個「清單」名稱,然後在I7的位置上使用它,測試結果是可以的。

    http://changyang319.pixnet.net/album/photo/283944862

    唐先生 於 2014/11/18 08:26 回覆

  • 訪客
  • 清單能否依據某欄位值顯示不同清單內容

    縣市 地區
    台北市 中山區/萬華區
    高雄市 左營區/三民區
  • 你可以再參考這篇,兩階層以上的選單。

    http://changyang319.pixnet.net/blog/post/38903383

    唐先生 於 2014/12/01 20:59 回覆

  • 初學者
  • 初學者 - 上述下拉式清單中之資料,可否參照另一活頁簿中已命名之資料?
  • 我剛測試的結果,好像不行。

    唐先生 於 2014/12/01 21:17 回覆

  • 小楊
  • 感謝您的回覆, 不過我是想把sheet1, sheet2 放在清單中, 但無奈技術不足無法成功! 不知道是有別的作法可達成或是完全不能這樣做呢?
  • 如果是比較複雜的功能,就只能寫VBA程式,利用現有的公式來達成,複雜度可能還比寫程式還難。

    唐先生 於 2014/12/01 21:24 回覆

  • g902147
  • 您好,謝謝您的分享十分實用
    另外想請問,在選擇整攔時要如何掠過標題?
    例如:此選項為性別,而此格並不受男女的限制
    謝謝您
  • 若你「性別」已經填好,然後再設定「資料驗證」的話,那「標題」並不會有警告訊息。
    如果你是設定好「資料驗證」之後,再去填入「標題」名稱的話,就會出現警告訊息,所以就單獨去取消邊標題的資料驗證功能即可。

    我自己都是這樣做的。

    唐先生 於 2014/12/01 22:09 回覆

  • Peter Kuo
  • Dear Sir:請問 在excell 2003 點選 ==>資料\匯入外部資料 \匯入資料
    在2010版要如何操作??
  • 我這邊只有Excel 2010 Starter版本,也不曉得2010的版面有什麼不一樣?
    可是我看網路,2010的介面應該和2007差不多才是。
    http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342598.aspx

    唐先生 於 2014/12/03 22:01 回覆

  • 悶飯
  • 謝謝版主! 您真的太厲害太厲害了! 書局很多書寫得還沒有您寫得詳細呢!
  • 謝謝您的誇獎哦,我在寫這篇教學時,除了教大家怎麼用之外,最重要的是,我還說明了「為什麼」要使用它,一般書上應該都只著重在怎麼使用而已。

    唐先生 於 2014/12/25 21:09 回覆

  • Lisa
  • 謝謝您的教學 受用無窮!
  • 也謝謝你的造訪哦。

    唐先生 於 2015/03/05 12:43 回覆

  • JUDY
  • 這個資料驗證清單, 好好用, 多謝分享
    但當清單資料在拉下選擇時, 文字如何較大? 請給予指導! 謝謝
  • 預設的文字大小是沒有辦法變更的,如果真的想要變更,只能寫VBA程式,然後重新建立一個ComboBox控制項,如下網址:

    http://www.contextures.com/xlDataVal10.html

    唐先生 於 2015/03/17 22:27 回覆

  • 阿強
  • 非常感謝~很實用!
  • 不客氣。

    唐先生 於 2015/03/31 17:43 回覆

  • Shinperng Wu
  • 講解得好詳細!
    太有幫助了,謝謝!!!
  • 謝謝您的誇獎哦。

    唐先生 於 2015/04/16 19:52 回覆

  • Violet
  • 謝謝你的熱心教學,受益良多:)
  • 不客氣喔。

    唐先生 於 2015/07/23 11:52 回覆

  • 訪客
  • 謝謝。很實用。寫的也很詳細,一學就上手了。
  • 謝謝您的誇獎。

    唐先生 於 2015/08/04 14:52 回覆

  • Amy.H
  • 很受用,謝謝您無私的分享。
  • 不客氣喔。

    唐先生 於 2015/09/04 16:43 回覆

  • 訪客
  • 謝謝版主,寫得讓我好容易懂,這個問題我讓我想破頭了一個晚上,雖參考另幾位版主的分享,但還是無法理解.今天有緣看到你的分享,我的疑惑立即迎刃而解,感謝你的分享.
  • 謝謝您的誇獎喔。

    唐先生 於 2015/09/09 21:46 回覆

  • 訪客
  • 版主~~謝謝你的教學,讓我受益良多,想請教一個問題喔!!
    發現到下拉式選單如果命名為英文或是有空格就無法順利跑去結果
    除非將空格改成_才可以跑出來~~~不知道這方面怎麼處理呢?!


  • 命名為英文應該是可以的,但有空格的話,就真的不行。

    唐先生 於 2015/09/10 18:16 回覆

  • lz407636
  • 真是太感謝了對我來說太有用了
    還有一事請教:
    如何將一個活頁簿的整個資料和其他資料夾內的活頁簿做相關聯(類似同步)
  • 大概就要寫VBA程式了。

    唐先生 於 2015/12/17 13:04 回覆

  • 訪客
  • 超級實用~讚
  • 謝謝喔。

    唐先生 於 2016/01/01 16:16 回覆

  • 54
  • 謝謝版大提供這個資訊呢~很實用唷~~~
    另外想請問版大~
    若資料是好幾個項目裡面有好幾個選項
    例如一個表單裡面彙整了整個資料 且還會陸續增加
    A公司裡面有A/B/C/D人員
    B公司裡面有A/B/C/D人員
    C公司裡面有A/B/C/D人員
    --
    需要在另外一個表格製作類似GOOGEL EXCEL 裏頭的"驗證"
    在搜尋指定欄位可以打第一個字A 就會有A公司所有人可以選 打B就會有B公司所有人可以選
    有辦法做到跟GOOGLE 一樣的功效嗎? 因為這個也算滿方便的

  • robbielee0723
  • 版主您好,請教一個問題,
    如何將Excel 2010的插入符號字型(P22 GDT No Frames)匯出至Excel 2013,
    因為我在Excel 2010儲存的檔案,於Excel 2013開啟時插入字型會變成亂碼,
    或是您有其他的方式可以讓插入符號字型(P22 GDT No Frames)保留至Excel 2013,
    再請您撥空回復,謝謝!
  • 這個好專業,我可能幫不上忙,抱歉喔。

    唐先生 於 2016/01/17 05:10 回覆

  • 訪客
  • 真的變得超容易理解的!
    可還有一個問題想請教一下,可否在實現下拉選單的同時使用excel最基礎的匹配功能?有夠貪心的......
    例如: 我的下拉選項是:1.XXX 2.YYY 3.ZZZ......
    可否在我輸入3的時候自動出現3.ZZZ呢?

    因為在快速輸入資料時突然轉成鼠標真的有夠麻煩的XD
  • 我覺得應該沒有辦法。

    唐先生 於 2016/01/17 05:18 回覆

  • 訪客
  • 簡潔易懂,大推!!
  • 謝謝哦。

    唐先生 於 2016/02/16 11:17 回覆

  • yi
  • 謝謝分享 ! 超棒的 !
  • 不客氣哦。

    唐先生 於 2016/03/04 17:18 回覆

  • 訪客
  • 先謝謝版主,不過我照版主的步驟在最後卻出現"找不到您所指定的名稱範圍",請問問題出在哪?
  • 應該是「名稱」沒有設好。

    唐先生 於 2016/06/02 18:20 回覆

  • 訪客
  • 簡潔易懂,讚
  • 謝謝。

    唐先生 於 2016/07/22 16:22 回覆

  • 松
  • 非常感謝
  • 不客氣喔。

    唐先生 於 2016/08/28 09:23 回覆

  • sindy lee
  • 感謝分享
    助益良多
  • 不客氣哦。

    唐先生 於 2016/10/02 18:57 回覆

  • carol
  • 學到一招~~~感謝教學分享~~ <3
  • 不客氣哦。

    唐先生 於 2016/10/23 18:38 回覆

  • 您好
  • 如果我想設定
    半斤
    1斤
    3斤
    多一欄空格(可以自行填寫)
    請問空格怎麼設定呢?
    我剛剛試了他會出現

    你所輸入的值不對
    你必須在儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料