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Word合併列印

  Word裡的合併列印功能的很好用,我們可以利用一個固定的「Word檔案」,配合一個名單,這個名單可以是Word檔、Excel檔,甚至是Access資料夾,就可以很輕鬆的做「套印」的動作,會節省很多的時間與人力,相當適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」...任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。

  所以在很久以前就寫了「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」、「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」 這篇教學文章,那時原本的計畫是想要寫一系列的「合併列印」的教學,後來實在是太懶...應該是說要寫的內容實在是太多了,所以這第二篇合併列印的教學一直出不來,就在前一陣子格友「小毛(maluco326@gmail.com)」的留言,讓我了解到...「我不能在混下去了」,所以第二篇的「合併列印」的順位就先提升到第一位了。

  在這一篇的合併列印所要教到的,和上一篇很類似,格友小毛提到的問題,「如果我要在一頁上印兩個人的邀請函呢?因為這樣才不會浪費紙張」,是的這就是我這一篇所要加強的。另外,若您有興趣,也可以再接著看合併列印與Outlook電子郵件的結合教學「Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」。

課程檔案下載

  我在這是以「Word 2003」版來做範例的示範,其餘的Word版本使用起來也都大同小異,Word 2007使用起來和Word 2003差比較多,但是只要你懂了,Word 2007的合併列印你一樣會操作的。

  練習的檔案有兩個要下載:
      一、「Invitation2.doc」;
      二、「list.xls」。

  同時我也附上了完成的檔案供大家參考:
      「Invitation2_ok.doc

實例操作教學

Invitation2.doc長這個樣子,如下圖,這樣一張A4紙就可以放兩個邀請函了。

接下來請看以下的教學。

Step1. 以下圖,如果你有看過「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」的話,你一定可以自己操作到這一步的,什麼!!都忘記了?沒辦法了,我再提示一下吧!
「工作窗格」的操作如下:
 步驟1. 選取文件類型 -> 【信件】。
 步驟2. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。
 步驟3. 選取收件者 -> 【使用現在清單】 ->請按【瀏覽】設定list.xls路徑。
 步驟4. 寫信 -> 【其他項目】。(先使用滑鼠點一下文件中想要插入〔名稱〕的位置後,再去按〔工作窗格〕裡的【其他項目】,這個動作需要重覆做兩次,一次做左邊的邀請函,另一次做右邊的,要是插入時插錯位置,也可以將〔名稱〕標示剪下後,再貼到正確的位置)。

Step2. 進行完步驟4後,你一定等不及要來看成果了吧!趕快按〔下一步:預覽信件〕吧!
「工作窗格」的操作如下:
 步驟5. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。你一定很訝異,怎麼兩邊的「被邀請者」的名字是一樣的?因為...我們還沒做完你就急著要看成果了嘛!

Step3. 接下來請按〔上一步:寫信〕回到上一個步驟4來。
此時我們要做一個這篇文章的核心動作,就是要插入一個叫〔Next Record〕的標記,那要插入到哪呢?在兩個〔名稱〕 的標記的間的任何段落文字後都可以。
而要插入這個特殊的標記,要先打開「合併列印」工具列,請按下功能表的【檢視】->【工具列】->【合併列印】。之後要是你再回到﹃工具列】上,你會看到【合併列印】的左方就會是打勾的狀態。

Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方,按一下滑鼠左鍵,將文字的插入點放在那,在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵,然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕,如下圖:

Step5. 插入〔Next Record(下一筆紀錄)〕標記後,你可以參考一下我插入的位置,其實只要是在〔名稱〕標記的中間就可以了,就算是原本的文字位置移動到也沒有關係,不一定要和我一模一樣的位置才行,因為這個〔Next Record〕標記實際在輸出時,是不存在的,所以它實際上是不會改變到文字的位置的,所以你不用擔心。

Step6. 最後你再按「下一步:預覽信件」時,你就可以看到正確的結果了。

Step7. 接下來的操作,
 步驟6. 完成合併 -> 【編輯個別信件】。跳出「合併到新文件」的對話盒後,請根據自己的需求來選擇「全部」、「目前的記錄」或是「從xx到xx」,最後再按下〔確定〕就好了。

Posted by 唐先生 at 痞客邦 PIXNET Guestbook(44) 人氣()


留言列表 (44)

Post Comment
  • 球
  • 寫的很清楚,真是太感激你了!!
  • 墨泉
  • 真的太感謝了><
    找了好久,終於在這裡找到解決方法實在是感動到不行QQ
    非常謝謝你>W<
  • 小雪
  • 好感動哦,讓我解決令人煩惱的問題耶…^o^
  • qq
  • 你太厲害啦~~
    沒看過..像你寫的那麼仔細的
    謝謝唷~~
  • VAYA
  • 寫得好清楚,受益匪淺~THANK YOU!!
  • 不客氣。

    唐先生 replied in 2009/06/25 23:03

  • 鄉民
  • good job 非常仔細地教學 讓人受益良多
  • 謝謝您的讚美。

    唐先生 replied in 2009/07/01 21:19

  • 受益路人
  • 非常感謝您的解說
    受益匪淺
    幫了我很大的忙呢!!!
  • 很高興幫到您的忙。

    唐先生 replied in 2009/08/21 22:44

  • 路人
  • 我有照著做了,可是我的檔案在編輯畫面看得到字,卻印不出來,預覽列印也是一片空白。
  • Emma
  • 文字方塊不能合併

    這個方法對於文字方塊沒有效耶。因為我自己設計的名牌有用到文字方塊。不會自動跳到下一筆。有辨法可以決解嗎?謝謝你。你的文章真的幫我很多忙。
  • 佳1021
  • 讚!!!
  • Shawn Chiu
  • 如果想要通通不分頁怎麼辦呢?

    你好,如果想要將500筆資料一口氣列出,不要插入分頁符號,可以設定嗎?謝謝
  • Next Record是一定要加的,如果你是因為要加很多次Next Record而覺得很麻煩的話,其實「Next Record」是可以用「複製、貼上」的,使用複製、貼上就很好設定那500筆資料了。

    唐先生 replied in 2009/10/28 17:13

  • Shawn Chiu
  • re: 如果想要通通不分頁怎麼辦呢?

    感謝回答,我懂了。不過感覺有點可惜啊~沒有到全自動的地步。可能VBA可以作吧?希望word 這部份的選擇細項可以多一些啊!
  • Shawn Chiu
  • re: 如果想要通通不分頁怎麼辦呢?

    Hi~ 我自己找到方法了,在主文件類型中,要使用「目錄」,就不會有分頁符號了。
  • 老學徒
  • 謝謝你

    看來網頁開了很久,老人家還是慢了好幾拍.謝謝你詳盡的教學.完全能站在初學者的程度來教學'最近在做摸彩券和兌換券的事情傷腦筋,希望我能搞清楚!
  • 謝謝您,希望你能趕快的學會。

    唐先生 replied in 2010/08/20 09:15

  • rlf28003
  • 感謝您的分享..我也學會了..但是遇到一個小問題..在word看都很正常..但是預覽列印時會多一頁空白頁..例如第一頁..空白頁..第二頁..空白頁..第三頁..以此類推,不知這該如何解決
  • 你真是認真,我想這個大概是Word裡面格式有設定的問題,我也不太曉得正確的問題所在,如果可以的話,你可以把這個檔案寄給我,如果簡單的話,我可以幫你看一下。我的Mail是 changyang319@gmail.com 。如果文件是重要的東西不方便給別人看就不勉強。

    唐先生 replied in 2010/09/28 14:49

  • apple
  • 編輯頁看得到,印不出來

    編輯頁明明就有,預覽列印就是沒有,原來問題發生在最外層的列印設定,請選擇-->WORD選項-->顯示-->列印選項-->把下面六個選項都打勾就是了,唉!害我找很久。以為是BUG。
  • kose
  • 想請教一下

    您好:
    想請教一下,我合併後的結果,第一頁是編號1和2兩位受邀者,而第二頁是編號2和3,第三頁是3和4…,請問一下:我是哪個地方少設定了什麼?謝謝!
  • 你在第2位受邀者的後面,還要再加入一個Next Record標記,也就是每一頁要有兩個Next Record。

    唐先生 replied in 2011/03/26 15:26

  • kose
  • 您好:感謝您的回覆!
    我已照您所說的每一頁加入二個next record,但結果仍相同,是不是我的設定有問題?
  • 剛剛我試了一下,不需要加第二個Next Record,下一頁Word會自動切換到下一筆記錄。另外,我在試的時候,一開始我也看到我的情況怎麼也和你一樣,就是發生12、23、34筆的情況,後來才發現那個是預覽資料的起啟設定,最後你要按「完成與合併」才是真正的結果,不曉得你懂不懂我的意思?如果你還是有問題,把檔案寄給我,我看一下。changyang319@letskuso.com

    唐先生 replied in 2011/03/26 18:02

  • kose
  • 謝謝版主的指導,問題已解決,果然如您所言。
    我還有一個更進階的問題想請您指導一下,就是合併列印有沒有辦法合併excel所產生的每個人的長條圖?謝謝
  • joce191282@hotmail.com
  • word合併報表

    版主:
    我想用office 2010用同一張套到二張不同的報表.還有為什麼我套出的報表都會變成二張,範例是一張而已~可以麻煩你幫我解答一下好嗎?謝謝你^^
  • 我不懂你的意思,有圖可以看,或是有檔案可以寄給我看的話,我才會懂的。

    唐先生 replied in 2011/04/18 19:35

  • sfhsu
  • 大大您好:
    合併列印時若要將原先excel中的二位小數,以百分比形式列印到word中,在功能變數中我該如何書寫?謝謝!
  • Katy
  • 這個問題困擾我很久了,終於找到一位高手幫我解決,太感激了!
    Thank You!!!
  • 不客氣喔,謝謝你的造訪。

    唐先生 replied in 2011/06/12 09:37

  • howard
  • 您好
    我在excel 上已經有一個數量 請問要怎麼直接套用可以讓標籤列印excel上設定好的數量呢 謝謝
    例如 電腦 數量4
    可以讓他印4張 謝謝
  • 抱歉,我不會,好像有點困難。

    唐先生 replied in 2011/06/29 21:19

  • kose0922
  • 版主請問一下:
    我要合併列印到word的表單資料是來自於同一的excel工作簿裡的二個工作表,請問該如何設定呢?謝謝?
  • 抱歉,這我不會。如果是我碰到這種情況,我想我會修改其中一個資料夾,新增多個欄位,再利用vlookup的函數來取得另一個工作表的資料,而這幾個新增的資料,是不用來編輯的。

    唐先生 replied in 2011/10/15 11:53

  • 如芳
  • 老師想請問你2007EXCEL跟WORD合併列印,我會使用一列一列傳出的合併列印,如果現在我的編號001有5個,002有1個,但是我希望編號001能合併列印到同一頁上,也就是我不希望1-5頁是001的資料,我希望第一頁是001所有資料、第二頁是002所有資料、第三頁是003所有資料,要如何解決?謝謝!
  • Private Comment
  • 宜婕
  • 版主:請問一下,2007版的word它的next record功能變數,要從那裡插入??遍尋不著很苦惱...謝謝
  • 在2007版的Word比較特殊,它的工具列都是要使用到時,才會顯示出來,我印象中在做合併列印時,會有多出一個合併列印的頁籤,由於我目前手邊的電腦都沒有2007的,要等假日的時候,我找一台電腦來試試看。

    剛才試了一下,Next Record在「郵件」頁籤中的「書寫與插入欄位」裡,在該區域的右上角有個「規則」的下拉式選單,從那個下拉式選單中,就可以找到「Next Record」標記了。

    唐先生 replied in 2012/10/07 20:30

  • 訪客
  • 請問~我做了一個表格,表格內階使用了「Next Record」很成功,但因為在表格外有一些基本資料也使用了插入欄位,按下預覽表格內資料都有合併,表格外的都顯示不出來了
    如果取消「Next Record」這動作就可顯示出了。
    請問要怎麼同時可以使用「Next Record」並合併其他資料呢?謝謝
  • 抱歉,我聽不太懂,可以拍個圖片給我看一下嗎?拍的圖片要有Next Record及你所插入欄位的位置,以及你所預覽的表格,看是要寄到我的信箱(changyang319@gmail.com)給我,還是直接在此留言,貼上該圖片的網址。

    唐先生 replied in 2013/06/14 17:32

  • 訪客
  • 您好~我寄到您的MAIL了謝謝
  • 訪客
  • 不好意思我想問一下
    我現在要設定50筆資料但是都有設定Next Record,可是在第3筆之後他的資料就開始跳號了,我該如何解決?謝謝
  • 抱歉,因為我不曉得您的資料來源excel檔及word檔next record的位置,所以無法幫你判斷解決的辦法。

    唐先生 replied in 2013/07/16 09:22

  • 張 麗英
  • 這個方法對於文字方塊沒有效耶。因為我自己設計的名牌有用到文字方塊。不會自動跳到下一筆。有辨法可以決解嗎?謝謝你。你的文章真的幫我很多忙。
  • 抱歉,我剛才有試過,合併列印真的對「文字方塊」沒有作用,如果是我的話,我會想辦法把文件,用表格來取代掉「文字方塊」。

    唐先生 replied in 2013/08/13 13:58

  • Private Comment
  • Ya Wen Fan
  • 我想請問一下,我整個文件是由圖片和文字方快組成的 要如何在同一張上做4個不同筆
  • 抱歉,您有沒有注意到你樓上那層的問題?
    我也有試過,如果你用了「文字方塊」的話,就沒辦法去動態改變裡面的文字,你應該想辦法,不要用文字方塊,單純用表格來達到相近的效果。

    唐先生 replied in 2013/08/18 23:16

  • cooker
  • 我想問如果用《Next Record》之後,想用第一ROW的資料,可以如何幹才是好?
  • 抱歉,我幫不上什麼忙,因為我好像也想不到應該怎麼做。

    唐先生 replied in 2013/10/12 08:24

  • fai au ieong
  • 多謝賜教獲益良多,現有問題是我一份文件有8格表格都要合拼入資料,是否每一格都要有功能變數Next Record呢?而Next Record是否一定用鼠標插入表格內之空位?另外我試過資料欄的員工號碼部份合拼後可顯示,但當部份的含有英文字母開頭的全部顯示為0,我亦嘗試過於excel修改在英文儲存格前加(')改為文字但都不能顯示。
  • 請問您的意思是,在一張A4文件中,會有8個相同的表格,然後要在這8個表格中,填入8筆資料嗎?
    如果是的話,Next Record加在每一個表格之後即可,也就是說,你這個文件中,會有7個Next Record。
    而您說全部顯示為0的問題,我是不曉得要怎麼做,才會出現你的問題,所以要請你在Excel的「員工號碼」欄位中,將「儲存格格式」設為「文字」,而不要特地將每個儲存格前加上「'」這個字元。

    唐先生 replied in 2013/10/13 22:41

  • emily
  • 依您的教學試多次後,只出現第一頁2筆資料是正確的,其他頁資料會不正確
    我要做12個月8種項目共96格,還有合計不會出現,不知您願意幫我看看嗎?
  • 最好要有圖片的說明,要不然我實在不懂您的意思。

    唐先生 replied in 2014/03/24 16:49

  • 小草莓
  • DEAR版長 您好:

    看了你的教學,頓時開通了!! 我的問題跟Ya Wen Fan 一樣 (文字方塊跟圖片的混合版),用了表格之後,果然全都可以套了! 感謝救了小女子一命 (不然以後都要手動一個個貼會瘋掉 -_-") 請接受在下膜拜 (純粹是感謝文 ~哈)
  • 謝謝您喔,沒有想到我回答網友的問題,居然也能間接幫到您。
    這也要多虧您認真的爬文,以及過人的慧根,才能順利的解決問題的。

    唐先生 replied in 2014/06/08 19:32

  • Ya Wen Fan
  • 你好,想請問,若是我想要在一張a4紙上有八筆不同的資料,要怎麼使用才有呢?
  • 我在文章上應該有說明,就是在每一筆資料之前,都插入一個Next Record,也就是說,一張A4若要有8筆不同的資料,這上面應該要有7個Next Record的標記,只有最後一筆後面不需要加上而已。

    唐先生 replied in 2014/06/11 12:29

  • 訪客
  • Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方,按一下滑鼠左鍵,將文字的插入點放在那,在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵,然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕

    這個功能在 "OFFICE 2010" , 請問在那可找到?
  • 來,看一下我抓的這張圖,這張是我從我的Word Starter 2010版上抓下來的,應該和正式版的2010差不多才對。
    http://changyang319.pixnet.net/album/photo/277465258

    唐先生 replied in 2014/07/02 12:06

  • Zhang Sheng-xian
  • 您好請問您知道如何重複套印嗎
    就是說有一二聯兩聯要套印一樣的資料2次
  • 這是可以的,就不要加Next就好了,例如:

    <<名稱>>
    <<地址>>

    <<名稱>>
    <<地址>>

    <>

    這樣上面兩個<<名稱>>和<<地址>>,就都會是相同的。

    唐先生 replied in 2014/12/19 15:54

  • Sunping
  • hi, 你好,感謝分享;)
    另有1問題請教,我在word2013插入excel2013的欄位時,文字大小不一樣,該從那邊設定插入格式字體的大小?
    我試過在excel2013設成跟word2103一樣標楷體14點,但執行後文字還是無法一樣大小。
    再1次感謝你!
  • Excel提供的是資料,所以它的格式設定成怎樣,Word這邊是不管的,所以你要設定的,是設定Word的格式,在設定時,是要設定 <<欄位範例>> 這些所插入的功能變數喔。

    唐先生 replied in 2015/03/17 23:06

  • 林胖子
  • 您好想請教您一個問題 
    比如我有個資料檔類似
    業務A  A品 數量 7
    業務A  b品 數量 7
    業務A  c品 數量 7
    業務b  A品 數量 7
    如何才能讓它們可以 在業務人員時切頁 
    而又在單頁中詳列 品項呢
  • 我個人認為,用現有的公式,應該沒有辦法達到你想要的功能,這類的需求,應該都要用VBA來寫程式,把這些資料用資料庫的方式來操作。

    唐先生 replied in 2015/03/20 16:23

  • Ann
  • 請問您開始的是時候是怎樣將一張A4紙放兩個邀請函的呢?謝謝^^!
  • 你是指我使用了左右兩欄嗎?我使用兩欄,這樣一張A4紙,就會有左右兩邊可以使用。

    如果不用欄數來控制的話,也可以使用透明的表格來分割頁面。

    唐先生 replied in 2016/07/22 16:25

  • Michelle
  • 你好,請問,我的excel 有姓名跟數量,標籤需要根據數量重複列印
    例如:
    姓名 數量
    ------ ------
    小明 5
    小華 3

    這樣小明的標籤要印5次
    小華要印3次
    請問如何設計,謝謝
  • 這個我做不到,要指定數量的話,我只能用土法鍊鋼的方式,像小明五次的話,就小明小明小明小明小明,直接輸出五次。

    唐先生 replied in 2016/09/01 18:58