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Microsoft Office Outlook Connector

  在Outlook中收發信件,一直以來都是辦公室人員最喜歡的方式,而如果您是使用Microsoft Office Outlook 2003及Outlook 2007的朋友,且想要在Outlook中來收Hotmail的信件時,最簡單的方法,就是直接使用微軟的Outlook外掛「Microsoft Office Outlook Connector」,這種類型的連接方式,並不是傳統POP3/SMTP、IMAP的收發信方式,而是使用「MAPI(Messaging Application Program Interface)」,接著請跟著我以下的操作,來在Outlook中設定好Microsoft Office Outlook Connector吧!

Outlook Connector下載及設定

  Step 1. 先下載「Microsoft Office Outlook Connector - 繁體中文」,並且在下載完之後,直接安裝它。

outlook_connector-1.jpg

  Step 2. 在安裝之後,進入到Outlook時,就會看到選單列上會多了一個「Outlook Connector」,請點擊它,並從選單中點選「新增帳戶」,如下圖:(實際上安裝好Outlook Connector之後,第一次進入Outlook時,就會直接跳出新增帳戶的對話盒)

outlook_connector-2.jpg

  Step 3. 接著在Outlook Connector中輸入您的帳號及密碼,以及顯示在信件中您的名稱,輸入完畢後,直接點擊〔確定〕,如下圖:

outlook_connector-3.jpg

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IE瀏覽器上滿滿的垃圾工具列

  前幾天剛好有位網友問到Ask Toolbar,要如何移除的問題,剛好我就來個順水推舟,延伸這整個垃圾工具列的問題,順便來說明一下。

  這些所謂的「垃圾工具列」,並不是指這些工具列都全然無用處,只是這些功能我們都用不上,而且大部份的人都是「莫明奇妙」就被安裝上來,根本就是死的不明不白的,這正是這些垃圾工具列不好的地方,它們多半會配合一些常用的軟體,像是KMPlayer,在安裝時若沒有特別的選擇,就會順便將ASK Toolbar,以及將「Hao123」給設成首頁。

  而這些常見的垃圾工具列,光我看過就有這麼多種:Ask Toolbar、Babylon、Delta、Hao123、iLivid、MyWebSearch、Web Assistant,像下圖這張截圖,隨便不小心就被裝了Ask及百度工具列,而原本要移除的話,就必需手動一個一個去新增或移除程式,或是到IE的附加工具列去停用該工具列。

junkware_removal_tool-1.jpg

  不過好消息,現在有這個「Junkware Removal Tool (JRT)」這個小工具,只要執行它,就可以將這些常見的垃圾、惡意工具列全部清的一乾二淨,心動不如馬上行動,馬上下載來試試吧!

  官方網站:http://thisisudax.org/

  其實在二、三年前,我就曾經寫過一篇文章,就是在說明如何避免去安裝到這些工具列(Toolbar)的,「別讓太多的工具列程式(Toolbar),吃掉你寶貴的螢幕空間

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為何「列印」對話盒中,無法指定列印的頁數範圍?

  按下「列印」,並選擇想要列印的頁數,或是直接按下〔確定〕,將想要列印的文件列印出來,這是在辦公室上班的我們,再平常不過的事情了。

  今天有朋友向我請教了一個有關Outlook列印電子郵件的問題,一般我們在公事往來的信件,通常一封信都會來回的回覆好幾次,所以一段時間之後,這段信就會「Re:Re」到內容很長,這時如果要列印下來的話,通常是只要列印最前面已經達成結論的內容,也就是大概前一、二張的內容,這時如果你使用Outlook,開啟這封E-Mail,並按下〔列印〕時,卻會發現到居然「列印」的對話盒是長這個樣子:

outlook_prnt_dialog-1.jpg

  你會發現到在這個「列印」的對話盒中,只有能列印「偶數/奇數」頁,要不然就是全印,根本就找不到可以設定「列印頁數」的部份,如果真的全印的話,又很浪費紙張,這時要怎麼樣才能呼叫出如下圖,我們常常使用的「列印」對話盒呢?

outlook_prnt_dialog-2.jpg

  以上面的這個「列印」對話盒來說,我們就能在「指定範圍」的區域中,設定想要列印的「頁數」,但如「1-2」頁等等。

  而在這部份,我將分成Outlook 2003及Outlook 2007來說明,因為我測試的結果,發現到這兩種版本的Outlook居然有些都有這個情況發生,而且解決的方式略為不同。

  除此之外,提供另一種方式給大家參考,若要應急的話,也可以利用各種的「檔案印表機」,直接將信件列印成「電子檔」,像是輸出成PDF、或是JPG這類的檔案,由於列印成電子檔並不會浪費紙張,所以直接再開啟列印出來的檔案,再選擇想要列印的頁數即可,這也是另一種方式。

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Mail界的翹楚Gmail

  今天從電腦玩物站長臉書那,看到這則訊息,原來Gmail已經九歲了,Gmail一直在我心中,都是第一名的信箱服務業者,而且完全是免費的,就好像每個男人的心中都有一位不能曝光的女神,這位「女神」在女朋友的面前,永遠要說是她,要不然會出什麼事,大家自己想,但在「Mail界」中,毫無疑問,完全不需要掩飾,連想都不用想,就是Gmail了。

  Google還整理了一張「GMail進化史(The Evolution of Gmail)」,從這張圖中,可以看出,原來Gmail是從「2004/4/1」開始服務的,我也是從很久以前就開始用Gmail的,那我是什麼時候開始用Gmail的?

  接著我從帳戶的資訊開始找起,看看Google帳戶那有沒有紀錄註冊的時候,因為一般來說,這種資訊應該都是會記一下的,可是怎麼都找不到,不死心的我,忽然想到,那看一下我的第一封email是什麼時候收的吧!

  這樣總可以知道我是從哪一天開始用的吧!

gmail-9-years-1

  所以我就這麼一直的翻頁,怎麼Google沒有提供回到第一頁的功能...翻的真累orz...

  正當翻的不耐煩時,也開始明瞭這實在是一個「艱辛」的任務時,忽然間在「網址列上」看到一線曙光!!

  原來每翻一頁,上面的「pxx」就會加1,所以說只要看我全部的EMail「6891封」除以每頁「50封」信件,就算出我全部的頁數=「138」頁了?

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電郵無故被砍 谷歌努力修復

  今天有幾篇新聞「電郵無故被砍 谷歌努力修復」,提到Gmail在此次在升級郵件的過程中,造成少數使用者郵件資料的遺失,一直以來我們都覺得將資料儲存在雲端是相當的安全的,尤其是將資料放在Google,絕對比放在自己的硬碟還要安全,雖然這是事實,若你的資料都只放在自己的硬碟,沒有特別的做備份,那你還是放在Google的空間會比較安全,當然,萬無一失的作法是兩邊都放。

  雖然我對Google是如此的有信心,且在此次的事件中,我也沒有損失任何的資料,但我還是不由自主的將Outlook給設定好,同時也將線上的郵件全部備份下來,就好像銀行發生擠兌,官員們在公開場合信心喊話,另一方面自己還不是將該銀行的錢全部轉到安全的銀行去。

  但我還是會一直的使用Google的服務,因為google的服務真的是所向無敵啊!

  而此篇的教學是針對Outlook 2007下去做設定的教學,若你使用的是舊版的Outlook2003,則可以參考這篇文章「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」。

在開始設定Outlook之前

  要想要使用POP功能,來將郵件下載至Outlook之前,要先確認一下你的Gmail的「POP下載」是否已經啟用,你可以在線上開啟GMail之後,點擊右上角的「設定」超連結,並在「轉寄和POP/IMAP」的頁籤中,檢查「POP下載」的設定是否為「啟用POP功能」,若沒有的話,可以點選「對所有郵件啟用POP功能(包括已經下載的郵件)」,接著再點擊最下方的〔儲存變更〕。

office2007-gmail-0.jpg

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Outlook與Outlook Express

  Microsoft Outlook幾乎是每個上班族一定要會操作的軟體了,雖然這樣說,但事實上操作Outlook也不是件很困難的事,我碰過有些人,他們都說自己比較習慣使用Windows內建的「Outlook Express」,對「Microsoft Outlook」實在不會使用。我自己是覺得很奇怪,Outlook與Outlook Express介面「極為」相似,使用上根本就沒有什麼不同,怎麼可能會有使用上的隔閡呢?

  Outlook是Outlook Express的進階版,所以Outlook比Outlook Express有更多的優點,「備份方便」是我覺得最大的優點之一,因為Outlook所有郵件、通訊錄、行事曆...」都放在同一個PST檔,很方便帶著走;而Outlook Express的郵件是很多的DBX檔所組成,當你建立新的資料夾來分類郵件時,Outlook Express就會建立一個和資料夾同名的DBX檔出來,當想要還原時,會有些不方便。

  因此,我建議在學的學生,或是即將上班的上班族,應該在還沒上班時,多多練習一下用Outlook來收信,或是在上面安排你的行事曆、工作...等等,不要都使用Web Mail來收信,學著申請個Gmail,然後試著在Outlook中設定好POP3收信,日後在上班時,就很容易可以自己將Mail設定好,不用什麼都要依賴MIS網管人員。

   回到正題,雖然Outlook是這麼好用,但有時還是會有點小出搥,信卡在寄件匣中寄不出去、無法開啟、寄件匣沒有信,每次開啟卻一直要寄幽靈信。

 

信件卡在寄件匣中,怎麼都寄不出去!

  「卡信」是使用Outlook中最常出現的問題,也是大部份的人中最常遇到的問題,其實如果Outlook的設定都對,而且Mail Server確定都沒有問題的話,就不要將原信件的內容複製下來,刪後將原信件刪除,接著再開啟新郵件,將剛剛複製下來的內容貼上去,按下「寄出」就可以了。

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Outlook的規則及通知

  很多人用Outlook或是Outlook Express都只用它最基本的功能,在每次我們把信給收下來後,我們總是會分門別類的將每封E-Mail給移動到某個資料夾裡,
  1. 如將王小明寄來的信都放到王小明資料夾裡,
  2. 或是將某個定期會寄來的報表,都放在某個報表的資料夾裡,
  3. 或是將討人厭傢伙寄來的信直接送進回收筒。
  4. ...

  每個人都有他分類E-Mail的方法與習慣,其實Outlook有一個功能可以大大的減輕你這部份的工作量,就是「規則」,利用Outlook的規則,可以自動化的幫你「預先」處理收到的電子郵件。 

  以我以前用的一個擋色情垃圾信的規則,之前Outlook常常會收到一堆的垃圾色情信,可是,偏偏同事有時也會寄一些「好康有料」來,為了要讓電腦幫我過濾這些信件,我就寫了這一個「規則」:

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垃圾信件

  每個人每天幾乎都會收到垃圾信件,每個電子信箱服務業者抵擋垃圾信件的能力也不同,以我三個電子信箱來說(Yahoo、Hotmail、Gmail):

  Yahoo:每天收信匣大約會收進10封垃圾信(垃圾郵件匣當然更多)

  Hotmail:約1封。

  Gmail:幾乎都是0封。(所有收到的垃圾信件都已經被過濾到垃圾郵件匣了)

  所以我自己覺得過濾信件的能力由好到差的順序為

 

    Gmail(最好) > Hotmail(不錯) >>>
        Yahoo
(...差強人意) >>>> Hinet(慘絕人寰)

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如何備份你的Outlook郵件?

  在上一篇教學有提「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」有提到,當我們設定完Outlook後,所有的資料都會被存在一個檔案,所有的資料包括「郵件(收件匣/草稿/寄件匣/寄件備份)」、「行事曆」、「連絡人」、「工作」及「記事」,相對於OutlookExpress的一堆的郵件檔,Outlook的郵件備份只需要複製一個 .PST檔案就好了。

  那要如何得知.PST郵件資料檔放在哪呢?

  一般如果你沒有更改過.PST檔的路徑時,它都是放在

  「C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\
     Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst
」 這個位置,

Local Setting這個資料夾是隱藏的,如果你沒有看到這個資料夾,你可以到控制台裡的「資料夾選項」,將「隱藏檔案和資料夾」設定成「顯示所有檔案和資料夾」,這部份的操作曾在其它教學提過,請參考「電腦中毒怎麼辦?工作管理員的解毒方法」的「不能只做終止程式這個動作」那一段。

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源由

  前一陣子介紹大家使用Gmail,有一個最主要的原因就是,Gmail可以免費使用POP3,來用收信軟體來收信、寄信。(請參考「推薦好用的e-Mail電子信箱Google GMail」)

  而有許多已經使用POP3收信的人,都習慣使用Windows內建的Outlook Express,而不使用Microsoft Office的Outlook 2003,原因就是就是Outlook Express的介面單純且使用簡單,Outlook 2003並不難,它使用起來和Outlook Express差不多,功能反而更強大。

  Outlook 2003有很多更多的優點,有通用的通訊錄行事曆便條工作待辦事項...,我們隨時可以使用手機、PDA來和這些個人資料做同步的動作,另外它還有個優點就是「備份郵件資料」容易,我將會陸續介紹及教學這些好用的功能。

如何設定Outlook

  1. 如果你從來沒有執行過Outlook,第一次從開始功能表執行後,就要立即建立新的設定檔,你可以直接填入你的名字或是其它的名稱,如下圖:

 

  2. 第一次設定的話,先選擇「新增電子郵件帳號」。(日後要做更改的話,就可以選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號」)

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電子信箱 e-Mail

  使用e-Mail電子信箱已經有很長的一段時間,hinet電子信箱、智邦電子信箱、各家大大小小、免費電子信箱、付費電子信箱、VIP電子信箱幾乎都用過,我第一個電子信箱是使用智邦的免費信箱,後來因為在公司用慣了Outlook軟體,所以也付費開始使用有POP3功能的智邦付費信箱,後來也買過Msn的Hotmail Plus,對各家的特色也都還有一些心得。

  而我平常有在使用的信箱有三個,以Gmail做為我主要的電子信箱。

1. Yahoo奇摩電子信箱:changyang319@yahoo.com.tw
  會使用這個信箱是因為這個是Yahoo即時通的帳號,另外Flickr帳號也是這個,所以離不開它。

2. 微軟的Hotmail:changyang319@hotmail.com
  和Yahoo一樣,會使用這個帳號的原因,也是因為MSN( Live Messenger)的緣故,而且可以直接從即時通開信箱很方便。

3. Google的Gmail:changyang319@gmail.com
  會把這個當做主要的信箱,主要是因為「容量大」,有POP3的功能,可以讓我在Outlook中收寄信,而且另外Google的服務也都用的上它,如Google VideoGoogle AdsenseGoogle 行事曆...等。

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